ในการจัดงานสัมมนา อบรม หรือกิจกรรมต่างๆ การจัดหาวิทยากรเฉพาะด้านมาถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์นั้นถือเป็นเรื่องที่ว่ายากแล้ว หากแต่การเชิญวิทยากรให้เป็นขั้นเป็นตอนด้วยระดับภาษาที่เป็นทางการและมีความเป็นมืออาชีพนั้นเป็นสิ่งที่ยากยิ่งกว่าหากจะทำให้ถูกต้อง ทำให้ในวันนี้ Sixtygram จึงจะมาแนะนำวิธีการเขียนจดหมายเชิญวิทยากร สั้น ๆ ซึ่งคุณสามารถทำได้ด้วยตนเองได้ง่าย ๆ พร้อมทั้งแจกแบบฟอร์มจดหมายเชิญวิทยากรให้ดาวน์โหลดฟรีทั้งในรูปแบบไฟล์ PDF สำหรับการพิมพ์ใช้งานทันที และไฟล์ Word ที่สามารถนำไปปรับแก้ให้เข้ากับรูปแบบและความต้องการ เพื่อช่วยให้การเขียนจดหมายเชิญวิทยากรของคุณเป็นเรื่องง่ายและมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นกัน
จดหมายเชิญวิทยากร คืออะไร

จดหมายเชิญวิทยากร(Guest Trainer Letter) คือการติดต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งมีความเป็นทางการอย่างมาก มักใช้เพื่อส่งไปยังผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเพื่อขอความอนุเคราะห์หรือเรียนเชิญมาเป็นวิทยากร(Trainer)ในการบรรยาย หรือ ทำการนำเสนอในงานกิจกรรมเฉพาะทาง ตัวอย่างการใช้จดหมายเชิญวิทยากรในกิจกรรมต่าง ๆ ได้แก่ หนังสือเชิญเข้าร่วมการประชุม สัมมนา หรือ คลาสบรรยายในชั้นเรียนระดับมหาวิทยาลัย โดยทั่วไปแล้ว จดหมายเชิญวิทยากร จะมีการระบุหัวข้อ วันที่ เวลา และสถานที่ของการบรรยายที่วางแผนไว้อย่างครบถ้วน
ความสำคัญของจดหมายเชิญวิทยากร
จดหมายเชิญวิทยากรมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดงานหรือกิจกรรมต่างๆ เพราะการส่งจดหมายเพื่อเรียนเชิญเป็นการแสดงความเคารพและให้เกียรติแก่ผู้เชี่ยวชาญที่เราต้องการเชิญมาร่วมงาน นอกจากจะเป็นการเชิญอย่างเป็นทางการแล้ว จดหมายนี้ยังทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการบอกรายละเอียดที่สำคัญของงาน ทั้งสถานที่จัดงาน วันและเวลา ตลอดจนวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ซึ่งช่วยให้วิทยากรสามารถเตรียมตัวและวางแผนล่วงหน้าได้อย่างเหมาะสม
ทั้งนี้ การส่งจดหมายเชิญยังแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและการให้ความสำคัญกับการจัดงาน เพราะ จดหมายเชิญวิทยากรจะเป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่สามารถใช้อ้างอิงได้ในอนาคตซึ่งจะเป็นประโยชน์ทั้งกับผู้จัดงานและผู้ได้รับจดหมาย อีกทั้ง จดหมายเชิญวิทยากรยังช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารด้วยวาจาเพื่อนัดหมายเพียงอย่างเดียว ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของงาน จดหมายเชิญก็สามารถใช้เป็นจุดอ้างอิงในการสื่อสารเพิ่มเติมได้อย่างชัดเจน
ตัวอย่างจดหมายเชิญวิทยากร

วิธีเขียนจดหมายเชิญวิทยากร
การเขียนจดหมายเชิญวิทยากรที่ดีควรมีองค์ประกอบและวิธีการเขียนที่เป็นทางการ ชัดเจน โดยมีขั้นตอนการเขียนดังนี้
1. ส่วนหัวจดหมาย

2. เนื้อหาของจดหมาย

2. ส่วนท้ายจดหมาย

ประเภทของจดหมายเชิญวิทยากร
จดหมายเชิญวิทยากรมีหลายรูปแบบ แต่ละแบบมีความเหมาะสมกับโอกาสและลักษณะงานที่แตกต่างกัน โดยสามารถเลือกใช้และปรับให้เข้ากับบริบทของงานและวิทยากรได้ดังนี้
จดหมายเขียนด้วยลายมือ

จดหมายเขียนด้วยลายมือเป็นรูปแบบที่แสดงถึงความตั้งใจและการให้เกียรติอย่างสูง เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความเป็นทางการพิเศษ หรือการเชิญวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิระดับสูง เช่น การเชิญผู้เชี่ยวชาญอาวุโสในวงการแพทย์มาบรรยายในงานประชุมวิชาการ หรือการเชิญอาจารย์อาวุโสมาเป็นองค์ปาฐกในพิธีไหว้ครู การส่งจดหมายประเภทนี้นิยมส่งผ่านไปรษณีย์ลงทะเบียน หรือนำส่งด้วยตนเองที่สำนักงาน ซึ่งแม้จะใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่า แต่ก็สร้างความประทับใจและแสดงถึงการให้ความสำคัญกับวิทยากรได้เป็นอย่างดี
จดหมายแบบพิมพ์

จดหมายแบบงานพิมพ์ เป็นทางเลือกที่นิยมใช้ในงานระดับองค์กรหรือสถาบัน สามารถออกแบบให้ดูสวยงามและเป็นทางการได้ เหมาะสำหรับการเชิญวิทยากรในงานสัมมนาวิชาการ การอบรมเชิงปฏิบัติการ หรืองานประชุมทางวิชาการ เช่น การเชิญผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีมาบรรยายในงานสัมมนาด้านนวัตกรรม หรือการเชิญนักธุรกิจมาแชร์ประสบการณ์ในงานอบรมผู้ประกอบการ จดหมายประเภทนี้สามารถส่งได้ทั้งทางไปรษณีย์ หรือส่งเป็นไฟล์แนบทางอีเมลอย่างเป็นทางการ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบที่ทันสมัยและสะดวกรวดเร็วที่สุด เหมาะสำหรับการเชิญวิทยากรในงานที่มีความเร่งด่วน หรือวิทยากรที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล เช่น การเชิญผู้เชี่ยวชาญด้านดิจิทัลมาร่วมเสวนาออนไลน์ หรือการเชิญนักการตลาดดิจิทัลมาแชร์ความรู้ในเวิร์กช็อปออนไลน์ สามารถส่งผ่านอีเมล แพลตฟอร์มการสื่อสารออนไลน์ แชทไลน์ หรือแอปพลิเคชันส่งข้อความได้ทุกรูปแบบ ข้อดีคือสามารถแนบไฟล์เอกสารประกอบ ปฏิทินนัดหมาย และลิงก์ที่เกี่ยวข้องได้สะดวก อีกทั้งยังติดตามการตอบรับและส่งการแจ้งเตือนได้ง่าย แม้จะดูเป็นทางการน้อยกว่ารูปแบบอื่น แต่ก็เหมาะกับบริบทของงานสมัยใหม่และวิทยากรรุ่นใหม่
โดยทั่วไปแล้ว องค์กรหรือผู้จัดงานอาจใช้วิธีจัดทำจดหมายและจัดส่งที่ผสมผสานกัน เช่น ส่งจดหมายเชิญแบบพิมพ์อย่างเป็นทางการทางไปรษณีย์ควบคู่กับการส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล เพื่อความรวดเร็วและความสะดวกในการติดตามการตอบรับ ทั้งนี้ การเลือกรูปแบบจดหมายควรพิจารณาจากหลายปัจจัย ทั้งลักษณะของงาน ระดับความเป็นทางการ ช่วงวัยและความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีของวิทยากร รวมถึงระยะเวลาและงบประมาณที่มี
บทสรุปส่งท้าย
ในฐานะ Sixtygram เอเจนซี่การตลาด ที่มีประสบการณ์ในการจัดงานอีเวนต์และประชุมสัมมนา เราพบว่าการเขียนจดหมายเชิญวิทยากรที่มีประสิทธิภาพนั้น จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับทุกรายละเอียด ตั้งแต่การวางแผนส่งจดหมายล่วงหน้า การใช้ภาษาที่สุภาพเป็นทางการ และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
นอกจากนี้ การผสมผสานระหว่างการส่งจดหมายแบบเป็นทางการและการติดต่อผ่านช่องทางดิจิทัล จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อประสานงานและสร้างความประทับใจให้กับวิทยากร ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของความสำเร็จในการจัดงาน สุดท้ายนี้ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านครับ