ระบบ pos คืออะไร และวิธีเลือกใช้แต่ละประเภท

ในยุคดิจิทัลที่ธุรกิจต้องปรับตัวอย่างรวดเร็ว ระบบ Point of Sale (POS) กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่คุณรู้หรือไม่ว่า POS คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจของคุณ? บทความนี้ Sixtygram เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบ POS อย่างละเอียด พร้อมแนะนำวิธีเลือกใช้ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

โปรแกรม POS คืออะไร

POS หรือ Point of Sale เป็นระบบที่ใช้ในการประมวลผลการชำระเงินและบันทึกธุรกรรมการซื้อขายสำหรับร้านค้าปลีกทั่วไป โดย POS จะประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจัดการกับกระบวนการขาย ตั้งแต่การคำนวณยอดขาย รับชำระเงิน ไปจนถึงการออกใบเสร็จทั้งแบบกระดาษและใบเสร็จออนไลน์(E-tax)

ระบบ POS สมัยใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เครื่องคิดเงินธรรมดาอีกต่อไป แต่ยังรวมถึงแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตที่สามารถรับชำระเงินได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าออฟไลน์หรือออนไลน์ ระบบ POS ก็สามารถปรับใช้ได้ทั้งสิ้น

ระบบ POS System ทำงานอย่างไร

เครื่อง POS ที่มีให้บริการอยู่ในปัจจุบัน มักประกอบระบบหลักที่สั่งการอุปกรณ์สำคัญ ดังต่อไปนี้

1. เครื่องอ่านบัตร: สำหรับรับชำระเงินผ่านบัตรเดบิต หรือ เครดิต
2. แป้มพิมพ์: ใช้สำหรับป้อนข้อมูลหรือคำสั่งให้กับซอฟแวร์ภายในระบบ POS
3. เครื่องสแกนบาร์โค้ด: ช่วยในการอ่านข้อมูลสินค้าที่จัดเก็บสต็อกไว้ได้อย่างรวดเร็ว
4. เครื่องอ่านบัตร: สำหรับรับชำระเงินผ่านบัตรเดบิต หรือ เครดิต
5. จอแสดงผลสำหรับร้านค้า: อาจเป็นจอคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต
6. ลิ้นชักเก็บเงินสด: สำหรับเก็บเงินสดอย่างปลอดภัย
7. ซอฟต์แวร์ POS: ซอฟแวร์เป็นสมองของระบบ ทำหน้าที่ประมวลผลการขาย จัดการสินค้าคงคลัง คำนวณและสร้างรายงานผลลัพธ์ ผู้ใช้สามารถเปิด-ปิดเครื่องได้ด้วยตนเอง และ ใช้เพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถซ่อมบำรุงฮาร์แวร์ได้โดยง่าย มีลักษณะคล้ายกับ CPU ในเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป
8. จอแสดงผลสำหรับลูกค้า: จอแสดงผลสำหรับลูกค้าแสดงยอดรวมของสินค้าที่ถูกสแกนอย่างต่อเนื่อง รวมถึงราคาและข้อมูลการสั่งซื้ออื่นๆ ที่ตั้งค่าไว้

โดยระบบ POS จะทำงานโดยเริ่มจากการบันทึกรายการสินค้าที่ลูกค้าซื้อ จากนั้นคำนวณยอดรวม รับชำระเงิน และออกใบเสร็จ ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นการชำระผ่านบัตร ระบบจะเชื่อมต่อกับธนาคารเพื่อตรวจสอบและอนุมัติการทำธุรกรรม 

8 ประเภทของ POS ในปัจจุบัน

ระบบ POS มีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทเหมาะกับธุรกิจที่แตกต่างกัน ดังนี้

1. Desktop POS System: เป็นระบบแบบตั้งโต๊ะที่เหมาะกับร้านค้าขนาดใหญ่ที่มีปริมาณการขายสูง มักมีจอมอนิเตอร์เพื่อให้ทั้งฝั่งร้านค้าและลูกค้าเห็นการทำรายการแบบเรียลไทม์
2. Handheld POS System: ระบบแบบพกพามีลักษณะคล้ายเครื่องรูดบัตรเครดิต ที่ช่วยให้พนักงานสามารถรับออเดอร์และชำระเงินได้ทุกที่ในร้าน
3. Phone POS System: ใช้มือถือทั่วไปที่ติดตั้งระบบซอฟแวร์เฉพาะเป็นอุปกรณ์หลักในการรับชำระเงิน เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ขายที่ต้องเคลื่อนที่และเปลี่ยนมือผู้ถือเครื่องจัดการร้านค้าบ่อยครั้ง
4. Tablet POS System: มีลักษณะเป็นแท็บเล็ตซึ่งทำหน้าที่เป็นอุปกรณ์หลัก POS รูปแบบนี้มีความยืดหยุ่นสูงและใช้งานง่ายด้วยขนาดจอที่ใหญ่ขึ้นกว่ารูปแบบมือถือ
5. Self Service Kiosk: ระบบที่ให้ลูกค้าสามารถทำรายการซื้อขายได้ด้วยตนเอง เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดต้นทุนด้านบุคลากรหน้าร้าน
6. Open-Source POS: ระบบที่ใช้ซอฟต์แวร์แบบเปิด สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของธุรกิจ สำหรับ POS ประเภทนี้คุณอาจย้ายระบบไปเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ได้แทบทุกรูปแบบ เนื่องจากเป็นการซื้อเฉพาะตัวระบบ POS ไปเพื่อพัฒนาต่อให้เหมาะสำหรับธุรกิจเฉพาะด้านมากที่สุด
7. Multichannel POS: รองรับการขายผ่านหลายช่องทาง ทั้งหน้าร้านและออนไลน์ ทำให้ร้านค้าของคุณสามารถทำการขายได้ทั้งระบบ E-Commerce และหน้าร้าน อย่างไรก็ดี แต่ละช่องทางมักทำงานแยกกัน มีฐานข้อมูลและการจัดการของตัวเอง ทำให้ลูกค้าอาจได้รับประสบการณ์ที่แตกต่างกันในแต่ละช่องทาง แต่คุณจะได้รับข้อมูลทั้งหมดหากรวบรวมมาไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน
8. Omnichannel POS: ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้เหนือกว่าระบบ POS ทั่วไป โดยการเชื่อมโยงทุกช่องทางการขายและบริการเข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อ ไม่ว่าจะเป็นหน้าร้าน เว็บไซต์ แอพพลิเคชั่น หรือโซเชียลมีเดีย ในขณะที่ POS ทั่วไปมักจำกัดอยู่แค่การขายหน้าร้านและมีข้อมูลแยกส่วนกัน Omni Channel ใช้ระบบกลางในการรวบรวมและจัดการข้อมูลทั้งหมด ทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมของลูกค้าได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าลูกค้าจะติดต่อผ่านช่องทางใด พวกเขาจะได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องกันตลอดเส้นทางการซื้อ ตั้งแต่การหาข้อมูลสินค้าไปจนถึงการบริการหลังการขาย ทำให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น และสร้างความพึงพอใจในระยะยาว

POS ID คืออะไร

POS ID คือหมายเลขประจำเครื่องชำระเงินที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ซึ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ โดยเครื่อง POS ที่ต้องการออกใบกำกับภาษีจะต้องลงทะเบียนกับกรมสรรพากรเพื่อขอ POS ID

ทั้งนี้ POS ID ซึ่งเป็นรหัสเฉพาะที่ใช้ระบุตัวตนของเครื่อง POS แต่ละเครื่องนั้นยังสามารถติดตามธุรกรรม การจัดการสินค้าคงคลัง และการรายงานยอดขาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขาหรือหลายจุดขาย คุณจะทราบได้ว่ข้อมูลใดมาจากเครื่อง POS เครื่องใด ซึ่งทำให้ผู้ประกอบการระดับกลางสามารถติดตาม และวางแผนตัดสินใจในธุรกิจพร้อมข้อมูลที่ครบถ้วนมากที่สุดได้

สรุป ข้อควรรู้เกี่ยวกับ POS ID

• หากต้องการให้เครื่อง POS ออกใบกำกับภาษีได้ จำเป็นต้องมี POS ID
• แต่ละเครื่องที่ต้องการออกใบกำกับภาษีต้องลงทะเบียนแยกกัน
• POS ID ช่วยให้กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบการออกใบกำกับภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

รู้จัก POS Refund

POS Refund คือกระบวนการคืนเงินให้กับลูกค้าผ่านระบบ POS โดยทั่วไปจะใช้ในกรณีที่ลูกค้าต้องการคืนสินค้าหรือยกเลิกการซื้อ ระบบ POS ที่ดีควรมีฟังก์ชันนี้เพื่อให้การจัดการกับการคืนเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส

การคำนวณค่าธรรมเนียมการใช้ (Fee) ของ POS

ค่าธรรมเนียมการใช้ POS มักจะประกอบด้วย

• ค่าธรรมเนียมรายเดือน: สำหรับการใช้งานซอฟต์แวร์
• ค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม: คิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขาย
• ค่าอุปกรณ์: สำหรับการซื้อหรือเช่าฮาร์ดแวร์
• ค่าบริการเสริมอื่น ๆ: เช่น การสนับสนุนลูกค้า หรือการอัพเกรดซอฟต์แวร์

ดังนั้น คุณควรพิจารณาค่าใช้จ่ายทั้งหมดเหล่านี้เมื่อเลือกระบบ POS เพื่อให้แน่ใจว่าคุ้มค่ากับการลงทุน

สังเกต POS ที่ร้านใช้ปัจจุบัน

หากคุณกำลังพิจารณาเปลี่ยนระบบ POS ควรสังเกตระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน เนื่องจากระบบ POS ที่ดีจะต้องสามารถ ค้นหาสินค้าในฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว คำนวณยอดขายและภาษีได้อย่างแม่นยำ จัดการสต็อกสินค้าแบบเรียลไทม์ สร้างรายงานการขายและวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า และเชื่อมต่อกับระบบบัญชีและการเงินของธุรกิจได้อย่างราบรื่นไร้ซึ่งปัญหา โดยเราได้มีเช็คลิสต์ง่าย ๆ ให้คุณตรวจสอบ POS ที่ร้านคุณใช้อยู่ว่าตรงตามเกณฑ์ดังนี้ หรือไม่

• ความเร็วในการทำงาน: ระบบทำงานได้รวดเร็วเพียงใด?
• ความง่ายในการใช้งาน: พนักงานสามารถใช้งานได้ง่ายหรือไม่?
• ความสามารถในการรายงาน: ระบบให้ข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่?
• การบูรณาการกับระบบอื่น: สามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีหรือระบบอื่นๆ ได้หรือไม่?
• ความน่าเชื่อถือ: ระบบการเชื่อมต่อมีปัญหาบ่อยหรือไม่?

ข้อดีของ POS

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ลดเวลาในการคิดเงินและจัดการสต็อก
2. ลดความผิดพลาด: ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
3. ข้อมูลเชิงลึก: ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ
4. ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า: ทำให้กระบวนการชำระเงินรวดเร็วและราบรื่น
5. จัดการสินค้าคงคลังได้ดีขึ้น: ติดตามสต็อกแบบเรียลไทม์
6. รองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย: ทั้งเงินสด บัตร และการชำระเงินแบบดิจิทัล

ข้อเสียของการใช้ POS

1. ค่าใช้จ่ายในการลงทุน: อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการติดตั้งและบำรุงรักษา
2. การพึ่งพาอินเทอร์เน็ต: ระบบ POS ส่วนใหญ่ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
3. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: อาจเป็นเป้าหมายของการโจมตีทางไซเบอร์
4. ค่าใช้จ่ายในการอัพเกรด: อาจต้องอัพเกรดระบบเป็นระยะเพื่อให้ทันสมัย
5. การฝึกอบรมพนักงาน: อาจต้องใช้เวลาในการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป POS จำเป็นไหม?

ระบบ POS เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาด และให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ แม้จะมีข้อเสียบางประการ แต่ประโยชน์ที่ได้รับมักจะคุ้มค่ากับการลงทุน การเลือกระบบ POS ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณจะช่วยให้คุณสามารถแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพในตลาดที่มีการแข่งขันสูง