หากคุณเป็นผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจที่งานกำลังล้นมือแล้วล่ะก็ การจัดจ้าง Outsource ถือเป็นทางออกที่น่าสนใจ ในยุคที่ผู้ประกอบการต้องแบกรับภาระมากมาย ตั้งแต่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ การสร้างฐานลูกค้า ไปจนถึงการบริหารพนักงานให้พัฒนาขีดความสามารถได้ทันเทคโนโลยีล่าสุด การวางแผนจ้าง Outsource อย่างรอบครอบที่สุดจึงเป็นกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ยกตัวอย่างเช่น คลินิกศัลยกรรมที่เชี่ยวชาญด้านการทำการตลาดผ่านอินฟลูเอนเซอร์ แต่ต้องการเพิ่มการเข้าถึงลูกค้าผ่าน SEO ในคีย์เวิร์ดที่มีการแข่งขันสูง แทนที่จะต้องลงทุนจ้าง SEO Specialist ประจำเพื่อแข่งขันในตลาดที่ดุเดือด การจ้าง Outsource ผู้เชี่ยวชาญภายนอกจึงเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าสำหรับคลินิก
ในบทความนี้ Sixtygram เอเจนซี่ผู้มีประสบการณ์ในการเป็น Outsource ให้กับหลากหลายธุรกิจ จึงจะขอพาคุณสำรวจเรื่องราวของการทำ Outsource ในแง่มุมต่างๆ ทั้งความหมาย รูปแบบการทำงาน รวมถึงข้อดีและข้อควรพิจารณา
Outsource คืออะไร?
Outsource(เอาท์ซอร์ส) คือการจ้างบุคลากรหรือบริษัทภายนอกให้ทำงานบางส่วนแทนพนักงานภายในของบริษัทนั้น ๆ โดย Outsource มักใช้กับงานที่อยู่นอกเหนือความเชี่ยวชาญหลักของบริษัทเป็นหลัก เพื่อให้บริษัทสามารถทุ่มเทกับกิจกรรมหลักทางธุรกิจของตนได้อย่างเต็มที่ ซึ่งการจ้างผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขาจากภายนอกองค์กรมักจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ ประหยัดต้นทุน และทำให้ธุรกิจเติบโตได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ตัวอย่างงาน Outsource ที่พบบ่อย เช่น งานไอที งานโปรดักชั่น งานบริการลูกค้า งานผลิต และงานการตลาดดิจิทัล โดยเหตุผลหลักที่บริษัทมักเลือกใช้ Outsource คือการลดค่าใช้จ่าย เพราะประหยัดกว่าการจ้างพนักงานประจำ ทั้งในแง่เงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ และเรื่องกฎหมายแรงงาน นอกจากนี้ยังทำให้บริษัทสามารถโฟกัสกับงานหลักได้อย่างเต็มที่
โดยแนวคิด Outsource เริ่มเป็นที่รู้จักตั้งแต่ปี 1989 และเฟื่องฟูในช่วงยุค 90 แม้จะเป็นเรื่องปกติในวงการธุรกิจ แต่ก็ยังมีข้อถกเถียง โดยเฉพาะประเด็นการจ้างงานในประเทศ เพราะบางอุตสาหกรรมอาจเลือกจ้างแรงงานราคาถูกจากต่างประเทศแทน ดังนั้น หากคุณกำลังจะเริ่มธุรกิจ การตัดสินใจว่าจะใช้ Outsource หรือไม่จึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ
Onshore Outsourcing VS Offshore Outsourcing
โดยทั่วไปแล้วการจ้างงานภายนอกองค์กร (Outsource) ในบริษัทใหญ่ มักจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบหลัก เพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายทางธุรกิจที่แตกต่างกัน ได้แก่
รูปแบบแรกคือ 1.Onshore Outsourcing หรือ การจ้างบริษัทภายในประเทศเดียวกันมาช่วยจัดการงานบางส่วน วิธีนี้มุ่งเน้นการใช้ความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนการดำเนินงาน เหมาะสำหรับงานที่ต้องการการสื่อสารอย่างใกล้ชิด เข้าใจบริบทท้องถิ่น หรือมีข้อจำกัดด้านกฎหมายและความปลอดภัยของข้อมูล บริษัทที่เลือกใช้วิธีนี้มักให้ความสำคัญกับคุณภาพของงานและความคล่องตัวในการบริหารจัดการมากกว่าการประหยัดต้นทุน เช่น การจ้างคนไทยด้วยกันเองเพื่อออกแบบกราฟิกผ่านแพลตฟอร์ม Fastwork หรือการจ้างบริษัทไทยพัฒนาเว็บไซต์ให้กับองค์กรในประเทศ
อีกรูปแบบหนึ่งคือ 2.Offshore Outsourcing หรือการจ้างงานให้บุคลากรหรือบริษัทในต่างประเทศทำ โดยมักเป็นประเทศกำลังพัฒนาที่มีค่าแรงและต้นทุนการดำเนินงานต่ำกว่า วิธีนี้เน้นการประหยัดต้นทุนเป็นหลัก เหมาะกับงานที่ไม่ซับซ้อนและไม่จำเป็นต้องมีการสื่อสารแบบเรียลไทม์ บริษัทขนาดใหญ่มักใช้วิธีนี้กับงานที่มีปริมาณมากและต้องการลดต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญ หรือต้องการขยายการดำเนินงานให้ครอบคลุม 24 ชั่วโมงโดยใช้ประโยชน์จากความต่างของเขตเวลา เช่น การจ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์ชาวอินเดียผ่าน Fiverr หรือการย้ายฐานการผลิตไปยังประเทศเวียดนาม เป็นต้น
การที่บริษัทใหญ่แบ่งการ Outsource เป็นสองรูปแบบนี้ สะท้อนให้เห็นถึงความซับซ้อนในการบริหารจัดการธุรกิจสมัยใหม่ ที่ต้องสร้างสมดุลระหว่างคุณภาพ ต้นทุน และความคล่องตัวในการดำเนินงาน การเลือกใช้รูปแบบใดขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ทั้งลักษณะของงาน งบประมาณ ข้อจำกัดด้านกฎหมาย และเป้าหมายระยะยาวขององค์กร บริษัทที่ประสบความสำเร็จมักผสมผสานการใช้ทั้งสองรูปแบบอย่างลงตัว เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการ Outsource
10 ประโยชน์ของการใช้ Outsource ทำงาน
การจ้าง Outsource แม้เป็นกลยุทธ์ที่หลายธุรกิจเลือกใช้เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ซึ่งถึงจะมีข้อดีหลายประการ แต่อย่างไรก็ดี คุณจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าส่วนใดควรจ้างภายนอก และส่วนใดควรดูแลเอง ดังนั้น มาดู 10 ประโยชน์สำคัญของการใช้ Outsource ทำงานแทนที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นกัน
1. สามารถลดต้นทุนของธุรกิจได้อย่างมีนัยสำคัญ
การใช้ Outsource นั้นช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก ทั้งจากการประหยัดต่อขนาด (Economies of Scale) และการได้เปรียบในแง่ค่าแรงที่ถูกกว่า โดยเฉพาะการจ้างงานในประเทศกำลังพัฒนา นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายคงที่ เช่น เงินเดือนพนักงานประจำ สวัสดิการ และค่าอุปกรณ์สำนักงาน ทำให้โครงสร้างต้นทุนของธุรกิจมีความยืดหยุ่นมากขึ้น
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
การใช้บริการ Outsource เปิดโอกาสให้เข้าถึงทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านและมีระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานระดับสากล พวกเขามักมีประสบการณ์จากการทำงานกับหลากหลายองค์กร ทำให้เข้าใจปัญหาและแก้ไขได้รวดเร็ว งานที่ได้จึงมีคุณภาพสูงและเสร็จเร็วกว่าการทำเองภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มผลิตภาพโดยรวมขององค์กร
3. สามารถปรับขนาดธุรกิจได้ตามต้องการ
Outsource มอบความยืดหยุ่นให้องค์กรในการปรับขนาดการดำเนินงานได้อย่างคล่องตัว ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มกำลังการผลิตในช่วงที่ความต้องการสูง หรือลดขนาดเมื่อเศรษฐกิจชะลอตัว โดยไม่ต้องแบกรับภาระด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลและต้นทุนคงที่ที่เกี่ยวข้อง ทำให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว
4. สร้างโอกาศให้ได้โฟกัสกับกลยุทธ์และความเชี่ยวชาญหลักของบริษัท
การมอบหมายงานโดยการได้รับความสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก(Outsource) ช่วยให้องค์กรสามารถทุ่มเททรัพยากรทั้งเวลา บุคลากร และงบประมาณ ไปกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักที่สร้างรายได้ รวมถึงการวางแผนกลยุทธ์เพื่อการเติบโตในระยะยาว ทำให้องค์กรรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันและสร้างมูลค่าเพิ่มได้อย่างต่อเนื่อง
5. เข้าถึงทักษะและทรัพยากรโดยไร้ขีดจำกัด
การใช้ Outsource เปิดโอกาสให้องค์กรเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพและเทคโนโลยีล่าสุดที่อาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมหาศาลในการพัฒนาขึ้นเอง ทำให้ได้ประโยชน์จากความรู้และประสบการณ์ของมืออาชีพในด้านต่างๆ โดยไม่ต้องลงทุนในการฝึกอบรมหรือพัฒนาทีมงานภายใน ช่วยประหยัดทั้งเวลาและงบประมาณ
6. บริษัทสามารถปรับตัวรับการเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น
ในยุคที่เทคโนโลยีและพฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว Outsource ช่วยให้องค์กรปรับตัวได้ทันท่วงที เพราะผู้ให้บริการมักติดตามเทรนด์และพัฒนาความสามารถอยู่เสมอ องค์กรจึงสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์และรูปแบบการดำเนินงานได้อย่างคล่องตัว โดยไม่ติดข้อจำกัดด้านทรัพยากรหรือแค่ความเชี่ยวชาญภายในจากพนักงานบริษัท
7. ทำให้สามารถเข้าตลาดได้ไวกว่าคู่แข่ง
การใช้บริการ Outsource จากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์และระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ช่วยลดระยะเวลาในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ทำให้สามารถนำเสนอสู่ตลาดได้เร็วกว่าคู่แข่ง โดยไม่ต้องเสียเวลาในการทดลองผิดทดลองถูก หรือพัฒนาความเชี่ยวชาญจากศูนย์ ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบสำคัญในการแข่งขัน
8. ลดการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานของบริษัท
การใช้ Outsource นั้นช่วยลดภาระการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานของบริษัทได้มากมาย ไม่ว่าจะเป็นอาคารสำนักงาน อุปกรณ์ ระบบไอที หรือซอฟต์แวร์ต่างๆ เพราะสามารถใช้ทรัพยากรของผู้ให้บริการที่มีความพร้อมอยู่แล้ว ทำให้องค์กรสามารถนำเงินลงทุนไปใช้ในด้านอื่นที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากกว่า
9. เข้าถึงนวัตกรรมได้โดยไม่ต้องพัฒนาตั้งแต่ต้น
ผู้ให้บริการ Outsource ชั้นนำมักลงทุนในการวิจัยและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้องค์กรที่ใช้บริการได้ประโยชน์จากนวัตกรรม เทคโนโลยี และองค์ความรู้ใหม่ๆ โดยไม่ต้องลงทุนพัฒนาเอง นอกจากนี้ยังได้เรียนรู้แนวคิดและวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practices) จากประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญ
10. เพิ่มสภาพคล่องทางการเงิน
การโอนทรัพย์สินหรือทรัพยากรบางส่วนให้ผู้ให้บริการ Outsource ช่วยลดภาระทางการเงินและเพิ่มเงินสดหมุนเวียนในธุรกิจ เช่น การขายอุปกรณ์หรือระบบไอทีให้ผู้ให้บริการแล้วเช่าใช้แทน ทำให้มีความคล่องตัวทางการเงินมากขึ้น และสามารถนำเงินทุนไปใช้ในการขยายธุรกิจหรือลงทุนในโอกาสใหม่ๆ ที่สร้างผลตอบแทนสูงกว่า
งาน Outsource ยอดนิยมในปัจจุบัน
- บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลระบบเครือข่ายและเซิร์ฟเวอร์ เป็นต้น
- บริการด้านการตลาดและโซเชียลมีเดีย อาทิ การทำการตลาดออนไลน์ การดูแลแฟนเพจ การสร้างคอนเทนต์
- บริการด้านการเงินและบัญชี เช่น การจัดทำบัญชี การวางระบบควบคุมภายใน การวิเคราะห์งบการเงิน
- งานพิมพ์เอกสาร แปลเอกสาร จัดทำสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ
- บริการด้านบริการลูกค้าสัมพันธ์และสายด่วน (Call Center)
- งานด้านบริการสำนักงาน เช่น พนักงานธุรการ เลขานุการ งานพิมพ์เอกสาร
ข้อควรระวังและวิธีรับมือความเสี่ยงในการจ้าง Outsource
หากคุณกำลังวางแผนจะจ้าง Outsource คุณควรรู้ว่าการจ้างงานรูปแบบนี้มีอัตราความเสี่ยงของผลงานที่ค่อนข้างสูง ซึ่งมักอยู่ที่ 40-70% โดยปัญหาหลักของการจ้าง Outsource ที่ล้มเหลวมักเกิดจากเรื่องผลประโยชน์ที่ไม่ลงตัวระหว่างสองฝ่าย ในขณะที่เราอยากได้งานดีราคาถูก ทางผู้รับจ้างก็อยากได้กำไรที่คุ้มค่า ตรงนี้ต้องคุยกันให้ชัดและหาจุดที่ทั้งสองฝ่ายพอใจ ไม่อย่างนั้นอาจจบไม่สวย โดยบางรายถึงขั้นฟ้องร้องกันระหว่างบริษัทผู้จ้าง และ บริษัท Outsource ในส่วนของการส่งมอบงานไม่สำเร็จกันเลยทีเดียว
สิ่งที่จะช่วยป้องกันปัญหาได้ก็คือการทำข้อตกลงที่ชัดเจน หรือที่เรียกว่า สัญญาจ้างบริการสำหรับบริษัท(กรณีจ้างนิติบุคคล) หรือ สัญญาสำหรับฟรีแลนซ์(กรณีจ้างบุคคลธรรมดา) ซึ่งเป็นเหมือนสัญญาที่ระบุว่าผู้รับจ้างต้องทำอะไรบ้าง มีเป้าหมายและตัวชี้วัดอย่างไร ต้องตกลงกันให้ชัดตั้งแต่แรก และใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบคุณภาพงาน
อีกเรื่องที่ต้องระวังคือการรีบจ้าง Outsource แบบขอไปที เพื่อลดต้นทุนอย่างเดียว แทนที่จะมองให้ไกลกว่านั้น เช่น การจ้างเพื่อพัฒนาธุรกิจ เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน หรือขยายตลาดใหม่ๆ ยิ่งงานไม่ชัดเจนว่าใครทำอะไร รับผิดชอบแค่ไหน โอกาสเกิดปัญหาก็ยิ่งมาก ดังนั้นไม่ว่าจะจ้าง Outsource แบบไหน สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งงานให้ชัด ตั้งเป้าหมายให้ตรงกัน มีหนังสือสัญญาที่ชัดเจน และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์และทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นนั่นเอ
